“La crisi può essere definita come la condizione che si sviluppa in un sistema organizzato, conseguentemente ad un evento improvviso ed imprevisto che ne mina il corretto funzionamento. La situazione di crisi spesso si caratterizza per una discrepanza tra le risorse disponibili e quelle necessarie per fronteggiare l’evento”.
Così Carmelo Scarcella, già Direttore generale ATS Brianza.
Perché la Sanità è sempre vulnerabile alla crisi
“La Sanità Pubblica risulta essere intrinsecamente esposta all’insorgenza di situazioni di crisi, avendo la mission di tutelare la salute del singolo cittadino e della comunità in un contesto sociale, economico ed ambientale in costante evoluzione e caratterizzato dall’imprevedibile comparsa di nuove minacce. Analizzando sotto il profilo organizzativo-gestionale le Aziende Sanitarie nel nostro Paese è possibile rilevare come, pur essendo in grado di gestire le attività ordinarie, esse presentino una forte carenza per quanto riguarda la preparazione nell’affrontare eventi straordinari in grado di indurre nell’Azienda una situazione di crisi”.
La prova della pandemia
“Il Covid-19 ha riproposto il tema della capacità di reazione alle crisi da parte delle articolazioni del Servizio Sanitario Nazionale. La faticosa risposta a questa emergenza ha evidenziato la scarsa preparazione per affrontare eventi improvvisi ed imprevisti che sfuggono alla gestione ordinaria e che minacciano il funzionamento di un sistema organizzato”.
“In particolare si è evidenziata la mancanza ad ogni livello di una pianificazione ‘realistica’ e di un programma di interventi finanziati per adeguare strutture, creare scorte strategiche di beni sanitari, organizzare reti di presidi ospedalieri e territoriali per la gestione dei flussi dei pazienti durante una emergenza”.
Come potranno essere affrontate in futuro le crisi, come quella del Covid-19?
“Non solo pandemie, ma anche disastri naturali ed antropici, atti terroristici, attacchi criminali ai sistemi informatici, nonché attività che mirano a compromettere la reputazione aziendale costituiscono minacce concrete per il Servizio Sanitario. Questi eventi hanno un impatto che può essere devastante sulle organizzazioni impreparate, o connotate da ‘fragilità’ gestionali e/o strutturali, provocando una condizione di crisi”.
“Per affrontare in futuro situazioni simili bisogna disporre di competenze e strumenti di crisis management. La gestione della crisi è un processo complesso che comprende la pianificazione, l’organizzazione, la catena del comando e il controllo delle attività aziendali. È un processo che si sviluppa in modo continuo prima, durante e dopo la crisi , con la finalità di ridurre la perdita di risorse essenziali al fine della ripresa completa di un’organizzazione e con l’obiettivo finale di garantire la continuità delle funzioni di tutela della salute dei cittadini”.
I due approcci
“I segnali di crisi possono essere affrontati con due approcci differenti, reattivo o proattivo. Nel primo caso, il management di un’organizzazione ignora i segnali di allarme e reagisce alla crisi, con esiti indefiniti. L’approccio proattivo, invece, presuppone la preparazione del management a prevenire/gestire la crisi. Intercettandone precocemente i segnali premonitori è anche possibile evitare che si produca la crisi. La gestione della crisi non può essere improvvisata; richiede, infatti un lavoro di preparazione che deve essere fatto in tempi ordinari. Presuppone, in effetti, un approccio sistematico, caratterizzato da fasi successive, ben definite, che richiedono un continuo aggiornamento”.
Preparazione Vs buona sorte
“L’ analisi del contesto, la valutazione dei possibili scenari di rischio, lo sviluppo di un dettagliato piano di gestione aggiornato e verificato per garantire un’ efficace mobilizzazione e risposta quando la crisi si manifesta, le modalità di ritorno al normale funzionamento e un adeguato sistema di testing devono essere attività routinarie di una direzione aziendale che non si può affidare alla “buona sorte” sperando di non incorrere in situazioni critiche, ma deve essere consapevole che “it’s not if, but when”.
Come deve agire un’azienda sanitaria per non farsi trovare impreparata in momenti critici?
“La gestione di una crisi è di notevole complessità per le numerose variabili che intervengono e non può essere improvvisata, ma richiede una preparazione adeguata, da realizzarsi, come già sottolineato, in tempi ordinari, al fine di garantire, in ogni situazione, la risposta ai bisogni degli utenti. Le aziende sanitarie devono considerare un investimento, culturale in primis, lo sviluppo delle capacità di gestione delle situazioni critiche, per affrontare ogni imprevisto, con le risorse a disposizione e conseguendo i migliori risultati possibili nel campo della salute e dell’assistenza alla persona”.
Progettare la continuità in tempi straordinari
“Sin dal momento in cui un’azienda attiva un nuovo servizio o sviluppa, dovrebbe prevederne il funzionamento sia in modalità ordinaria che in “modalità straordinaria”, per garantire lo svolgimento delle attività anche nel caso di un anomalo aumento della domanda o di una consistente riduzione delle risorse disponibili. Ciò comporterà l’introduzione di procedure che definiscano differenti criteri di utilizzo delle risorse e di priorità nell’erogazione delle prestazioni.”
Come migliorare?
“Prepararsi a gestire la crisi deve divenire un’attività routinaria di ogni azienda sanitaria, per gli indubbi vantaggi che comporta: analizzare i diversi ambiti di un’organizzazione, individuarne le fragilità, gli elementi di rischio più probabili per identificare percorsi di correzione e di adeguamento, al fine di essere in grado di rispondere anche ad eventi che richiedono capacità di reazioni rapide e competenti. Un prezioso contributo per migliorare l’ efficacia e l’ efficienza operativa può derivare dall’impiego di sistemi di supporto alle decisioni (DSS) implementati con l’IA. Va inoltre considerato il pieno coinvolgimento del personale, ad ogni livello, attraverso uno specifico programma di formazione e di periodico aggiornamento, ma anche una sistematica azione comunicativa interna che informi gli operatori, durante la crisi, sulla evoluzione della situazione”.
Per saperne di più
Mercoledì 6 novembre 2024, dalle 16:30 alle 18:30 a Welfair, fiera del fare Sanità Fiera di Roma Carmelo Scarcella coordinerà il tavolo:
LA GESTIONE DELLA CRISI NELLE AZIENDE SANITARIE
Con la partecipazione di:
- Rita Erica Fioravanzo, Presidente I.E.P.
- Simona Dei, Direttrice sanitaria ASL Toscana Centro
- Teresa Foini, Direttrice amministrativa ATS della Montagna
- Maria Beatrice Stasi, già Direttore generale ASST Papa Giovanni XXIII
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Il 5-6-7 novembre 2024 questo e molti altri temi importanti per il futuro della sanità saranno al centro di Welfair, la fiera del fare sanità a Fiera di Roma che riunisce gli esperti e le esperte di governance dell’intera filiera sanitaria. Vedi programma. Iscriviti gratuitamente per partecipare alla fiera.
